ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)

1. Soutien direct à la direction

• Gestion de l'agenda du directeur / chef de service - planification des réunions, arbitrage des priorités, coordination avec les partenaires internes (DSPIP, attachée DPIP partenariat) et externes (préfecture, judiciaire, associations).
• Organisation des réunions stratégiques - préparation des ordres du jour, convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Suivi des dossiers sensibles - aide au pilotage des projets départementaux, suivi des échéances, relances, consolidation d'informations pour la direction.

2. Gestion administrative et documentaire

• Rédaction et mise en forme de documents officiels : notes, courriers, rapports, tableaux de bord.
• Gestion du courrier entrant et sortant - tri, priorisation, diffusion aux services concernés.
• Mise à jour des procédures internes - archivage, classement, gestion des documents confidentiels selon les règles de la DAP.
• Suivi des statistiques et indicateurs d'activité - compilation des données transmises par les antennes locales.

3. Interface interne et externe

• Accueil physique et téléphonique - filtrage des appels, orientation des interlocuteurs (magistrats, partenaires sociaux, familles, associations).
• Coordination avec les partenaires institutionnels - SPIP des autres départements, établissements pénitentiaires, préfecture, services sociaux, missions locales.
• Transmission d'informations entre la direction et les équipes

4. Appui RH et logistique Selon l'organisation locale, l'assistante peut contribuer à :

• Suivi des congés, absences, formations des agents.
• Préparation des dossiers de recrutement (contractuels, stagiaires).
• Organisation des déplacements professionnels.
• Gestion des fournitures, matériels, salles de réunion.

5. Participation au fonctionnement global du SPIP

• Contribution à la communication interne (notes de service, diffusion d'informations).
• Appui à l'organisation d'événements institutionnels (journées thématiques, réunions départementales, visites officielles).
• Participation à l'amélioration continue des pratiques administratives.